Phòng Hành chính – Nhân sự

Ngày đăng: 29-06-2017

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ

1. Công tác Quản trị nhân sự:

– Đề xuất, tham mưu cho Ban Điều hành trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy và hoạt động của Công ty theo sơ đồ tổ chức của Công ty;

– Giúp việc cho Ban Điều hành trong việc dự thảo các quy chế, quy định, quy trình thuộc lĩnh vực hoạt động quản trị nhân sự, quản trị hành chính của Công ty;

– Là thường trực Hội đồng tuyển dụng; nghiên cứu, đề xuất phương án xây dựng, phát triển nguồn nhân lực phù hợp với tình hình hoạt động và phát triển của Công ty theo từng giai đoạn; xác định các tiêu chuẩn/ định mức lao động, trên cơ sở đó xác định mức lương, tiền công, thù lao của giảng viên-cán bộ-nhân viên (GV-CBNV) đảm bảo tính hợp lý của công việc và hệ thống tiền lương;

– Hướng dẫn, giám sát các đơn vị thuộc Công ty thực hiện đúng quy trình tuyển dụng, giúp Hội đồng tuyển dụng tổ chức các kỳ thi tuyển dụng; tham mưu, giúp việc cho Ban Điều hành trong việc tuyển dụng, sử dụng, bố trí, điều động và quản lý đội ngũ GV-CBNV; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động ở các đơn vị thuộc Công ty;

– Là thường trực Hội đồng thi đua-khen thưởng và kỷ luật; phối hợp với Công đoàn Công ty để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong mối quan hệ lao động và xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật trong Công ty;

– Ban hành và triển khai thực hiện các thông báo, quyết định liên quan đến nhân sự của Công ty như: bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động, thuyên chuyển, thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động, điều chỉnh lương…

– Đề xuất các chương trình đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực, chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ GV-CBNV của Công ty;

– Thực hiện các chế độ, chính sách về hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với GV-CBNV theo quy định của Công ty và phù hợp với quy định của Bộ luật lao động. Tính lương hàng tháng và cung cấp thông tin lương cho GV-CBNV theo nguyên tắc bảo mật thông tin;

– Tổ chức quản lý, cập nhật hồ sơ, lý lịch nhân sự và các dữ liệu tiền lương, bảo hiểm xã hội trong Công ty;

2. Công tác Quản trị hành chính:

– Quản lý chặt chẽ, an toàn các con dấu pháp nhân và đảm bảo việc sử dụng con dấu tuân thủ đúng theo quy định của Công ty;

– Tổ chức, quản lý và hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quy trình, thủ tục giải quyết công việc mang tính khoa học, theo quy định và phù hợp với hoạt động đào tạo của Nhà trường; tiếp nhận, vào sổ và phân phối trong nội bộ các loại thư từ, bưu phẩm đến; tiếp nhận và lập thủ tục gửi thư từ, bưu phẩm từ nội bộ đi ra bên ngoài;

– Tổ chức thực hiện công tác trực tổng đài, điều phối phục vụ phòng họp, hội nghị, sự kiện của trường; thực hiện các dịch vụ hỗ trợ công tác cho các đơn vị: thủ tục xin visa/ hộ chiếu, đặt vé máy bay/ tàu/ xe, khách sạn…;

– Quản lý xe ô-tô và điều phối phục vụ cho nhu cầu công tác của các đơn vị;

– Đảm bảo công tác vệ sinh môi trường làm việc và học tập trong Công ty;

– Công tác quản lý văn phòng phẩm và vật dụng phục vụ công tác quản trị hành chính:

+ Xác định định mức văn phòng phẩm sử dụng cho từng cá nhân/ đơn vị; quản lý tồn kho và cấp phát sử dụng theo nhu cầu của các đơn vị phù hợp với định mức phân bổ; đề xuất mua sắm để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng trong Công ty;

+ Tổ chức mua sắm, thực hiện việc thuê/ mua và quản lý sử dụng đối với các hàng hoá, vật dụng như: nguyên vật liệu chế biến thức ăn cho trẻ, nước uống, hoa, quà, đồ dùng vệ sinh-tạp vụ, phông nền hội trường, kỷ niệm chương, in ấn thiệp… nhằm phục vụ các hoạt động hành chính hàng ngày và các chương trình hội nghị, hội họp của Công ty.

– Công tác an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ:

+ Tổ chức thực hiện các quy định, chỉ thị, hướng dẫn của các cấp về công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng gian, xây dựng nếp sống văn minh, bảo vệ tài sản, dữ liệu, môi trường học tập, điều kiện hội họp… trong Công ty; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị chấp hành;

+ Tiến hành theo dõi, phát hiện, thu thập tài liệu, chứng cứ và thực hiện các công việc điều tra khác đối với những hoạt động phạm pháp trong Công ty (nếu có) theo ủy nhiệm của Ban Điều hành và theo hướng dẫn của cơ quan Công an;

+ Quan hệ chặt chẽ với chính quyền, cơ quan công an địa phương để phối hợp tốt công tác bảo vệ an ninh chung trong khu vực; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ an ninh đối với các cơ quan hữu quan theo quy định;

+ Là thành viên thường trực của Đội phòng cháy chữa cháy của Công ty.

– Tổ chức thực hiện và triển khai, giám sát các hoạt động hành chính khác trong Công ty.

3. Công tác quản lý tài sản, cơ sở vật chất:

– Tham mưu cho Ban Điều hành về công tác quy hoạch, xây dựng, cải tạo và sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất; quản lý và sự dụng có hiệu quả tài sản, cơ sở vất chất (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản, trang thiết bị, máy móc thiết bị…) của Công ty.

– Theo dõi mua sắm tài sản, dụng cụ, trang thiết bị của các đơn vị trong Công ty.

– Giám sát và quản lý việc sử dụng hiệu quả tài sản của Công ty phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập, khám bệnh.

– Tổ chức quản lý cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, các phương tiện làm việc, giảng dạy, học tập. Phối hợp với các đơn vị liên quan nhằm bảo đảm điều kiện tốt cho giảng dạy, học tập của Trường.

– Thực hiện chức năng kế toán tài sản, quản lý kho, theo dõi tài sản về mặt sổ sách kế toán, khấu hao, quản lý nhập – xuất kho tài sản, công cụ, dụng cụ, máy móc.

4. Thiết lập quy trình, quy định, thủ tục:

– Chủ trì soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Phòng và văn bản của Công ty theo phân công của Ban Điều hành.

– Xây dựng quy trình, thủ tục giải quyết công việc của Phòng; hướng dẫn các đơn vị xây dựng quy trình, thủ tục giải quyết công việc. Xây dựng sổ tay quy trình, thủ tục giải quyết công việc của Công ty.

– Ứng dụng Công nghệ thông tin trong các công tác quản lý, quản trị nhân sự, quản trị hành chính và quản trị cơ sở vật chất.

5. Công tác an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ:

– Tổ chức thực hiện các quy định, chỉ thị, hướng dẫn của các cấp về công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng gian, xây dựng nếp sống văn minh, bảo vệ tài sản, dữ liệu, môi trường học tập, điều kiện hội họp… trong Nhà trường; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị chấp hành;

– Tiến hành theo dõi, phát hiện, thu thập tài liệu, chứng cứ và thực hiện các công việc điều tra khác đối với những hoạt động phạm pháp trong Nhà trường (nếu có) theo ủy nhiệm của Hiệu trưởng và hướng dẫn của cơ quan Công an;

– Quan hệ chặt chẽ với Chính quyền, cơ quan Công an địa phương để phối hợp tốt công tác bảo vệ an ninh chung trong khu vực; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ an ninh đối với các cơ quan hữu quan theo quy định;

– Là thành viên thường trực của Đội phòng cháy chữa cháy của Nhà trường.

Điện thoại: (0234) 381 9496